Standardy ochrony małoletnich

Standardy Ochrony Małoletnich w Archiwum Państwowym we Wrocławiu

Niniejsza procedura określa najważniejsze zasady i założenia związane z zapewnieniem maksymalnego poziomu bezpieczeństwa małoletnich, przebywających w Archiwum Państwowym we Wrocławiu, a także gwarantujące najwyższy poziom ochrony małoletnich, na rzecz których realizowane są usługi świadczone przez Archiwum.

1. Zasady zapewniające bezpieczne relacje między małoletnim a Archiwum Państwowym we Wrocławiu, a w szczególności zachowania niedozwolone wobec małoletnich

1.1. Pracownicy Archiwum Państwowego we Wrocławiu mający bezpośredni kontakt z małoletnimi powinni wykonywać swoje zadania w sposób zapewniający poszanowanie praw osób trzecich, w szczególności praw dzieci, z szacunkiem oraz w sposób uprzejmy i kulturalny.

1.2. Niedopuszczalne jest stosowanie wobec małoletnich jakichkolwiek form przemocy słownej, a tym bardziej fizycznej.

1.3. Pracownicy Archiwum Państwowego we Wrocławiu, o których mowa w pkt 1.1., mają obowiązek powstrzymać się od jakichkolwiek zachowań, które mogłyby naruszać przestrzeń osobistą małoletniego, powodować u niego poczucie zagrożenia, dyskomfortu lub strachu.

1.4. Pracownicy Archiwum Państwowego we Wrocławiu, o których mowa w pkt 1.1., powinni zwracać uwagę na niepokojące zachowania małoletnich, które mogą świadczyć o ich krzywdzeniu i powinni podjąć próbę kontaktu z małoletnim w przypadku powzięcia podejrzenia takiego krzywdzenia. Jeżeli małoletni próbuje nawiązać kontakt z pracownikiem, powinien on go wysłuchać i, w miarę możliwości, uzyskać możliwie najpełniejszą informację o sytuacji małoletniego.

2. Zasady i procedura podejmowania interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego, a także składania zawiadomień o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego i zawiadamiania sądu opiekuńczego

2.1. W sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego pracownik Archiwum Państwowego we Wrocławiu ma obowiązek niezwłocznego poinformowania bezpośredniego przełożonego oraz Dyrektora  Archiwum Państwowego we Wrocławiu o tym fakcie w formie ustnej, a także formie pisemnej, poprzez przedłożenie stosownej notatki służbowej.

2.2. Przekazanie informacji, o której mowa w pkt 2.1., powinno nastąpić jeszcze w tym samym dniu, w którym pracownik powziął podejrzenie lub informację. Jeżeli pracownik nie jest już obecny w danym dniu w siedzibie Archiwum Państwowego we Wrocławiu ma obowiązek przekazać informację telefonicznie.

2.3. Po przekazaniu informacji, o której mowa w pkt 2.1., do bezpośredniego przełożonego pracownika, osoba ta powinna w pierwszej kolejności ustalić, czy zachodzą przesłanki uzasadniające wszczęcie procedury odebrania dziecka na podstawie art. 12a ustawy o przeciwdziałaniu przemocy domowej, a następnie ustalić, jakie podmioty i instytucje powinny zostać poinformowane o podejrzeniu krzywdzenia małoletniego.

2.5. Jeżeli w wyniku ustaleń, o których mowa w pkt 2.3 zostanie ustalone, że zasadne jest skierowanie do sądu rodzinnego wniosku, o którym mowa w art. 572 ustawy – Kodeks postępowania cywilnego lub złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, Dyrektor Archiwum Państwowego we Wrocławiu niezwłocznie kieruje taki wniosek do właściwych organów.

3. Zasady przeglądu i aktualizacji standardów

3.1. Niniejsze standardy podlegają weryfikacji nie rzadziej niż raz na dwa lata, pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz ocenie ich merytorycznej przydatności.

3.2. Weryfikacja, o której mowa w pkt 3.1., dokonywana jest przez Dyrektora Archiwum Państwowego we Wrocławiu lub osobę przez niego wyznaczoną.

3.3. W wyniku weryfikacji, o której mowa w pkt 3.2., sporządzany jest raport ewaluacyjny, w którym wskazane są ewentualne sugestie i kierunki aktualizacji standardów.

4. Zakres kompetencji osoby odpowiedzialnej za przygotowanie pracowników Archiwum Państwowego we Wrocławiu do stosowania standardów, zasady przygotowania tych pracowników do ich stosowania oraz sposób dokumentowania tej czynności

4.1. Osobę odpowiedzialną za przygotowanie pracowników Archiwum Państwowego we Wrocławiu do stosowania standardów wyznacza Dyrektor Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

4.2. Dyrektor Archiwum Państwowego we Wrocławiu może zlecić zadanie, o którym mowa w pkt 4.1., podmiotowi zewnętrznemu, dającemu rękojmię należytego wykonania przedmiotowych zadań, posiadającemu stosowne kompetencje i doświadczenie.

4.3. W ramach przygotowania pracowników Archiwum Państwowego we Wrocławiu do stosowania standardów przeprowadzane jest szkolenie pracowników w przedmiotowym zakresie.

4.4. Każdy z pracowników Archiwum Państwowego we Wrocławiu składa oświadczenie o zapoznaniu się ze standardami ochrony małoletnich obowiązującymi w Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

4.5. Obecność na szkoleniu, o którym mowa w pkt. 4.5., potwierdzona jest imienną listą obecności.

5. Zasady i sposób udostępniania rodzicom albo opiekunom prawnym lub faktycznym oraz małoletnim standardów do zaznajomienia się z nimi i ich stosowania

5.1. Niniejsze standardy podlegają opublikowaniu na stronie internetowej Archiwum Państwowego we Wrocławiu oraz są wywieszone w widocznym miejscu w siedzibie Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

5.2. Niezależnie od publikacji standardów w formie określonej w pkt 5.1. pracownik Archiwum Państwowego we Wrocławiu realizujący usługi wobec małoletniego przekazuje wersję zupełną niniejszych standardów rodzicom, opiekunom prawnym lub opiekunom faktycznym małoletniego, a osoby te potwierdzają na piśmie otrzymanie przedmiotowych standardów.

5.3. Małoletni, wobec których realizowane są usługi przez pracowników Archiwum Państwowego we Wrocławiu otrzymują wersję skróconą niniejszych standardów, z zastrzeżeniem pkt 5.4.

5.4. Jeżeli rozwój psychiczny małoletniego i stan jego zdrowia świadczą o ograniczonej możliwości zrozumienia założeń niniejszych standardów, pracownik Archiwum Państwowego we Wrocławiu może zaniechać obowiązku wynikającego z pkt 5.3.

6. Osoby odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu i udzielenie mu wsparcia

6.1. Za przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu i udzielenie mu wsparcia odpowiedzialni są wszyscy pracownicy Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

6.2. Niezależnie od obowiązku określonego w pkt 6.1. Dyrektor Archiwum Państwowego we Wrocławiu wyznacza pracownika koordynującego przyjmowanie zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu i organizacje pomocy oraz wsparcia dla takiego małoletniego.

7. Sposób dokumentowania i zasady przechowywania ujawnionych lub zgłoszonych incydentów lub zdarzeń zagrażających dobru małoletniego

7.1. Tworzy się wewnętrzny rejestr ujawnionych lub zgłoszonych incydentów lub zdarzeń zagrażających dobru małoletniego.

7.2. Rejestr, o którym mowa w pkt 7.1. przechowywany jest w siedzibie Archiwum Państwowego we Wrocławiu.

7.3. Dyrektor Archiwum Państwowego we Wrocławiu wyznacza osobę odpowiedzialną za prowadzenie i uzupełnianie rejestru, o którym mowa w pkt 7.1.

8. Zasady ustalania planu wsparcia małoletniego po ujawnieniu krzywdzenia

8.1. W przypadku ujawnienia krzywdzenia małoletniego osoby odpowiedzialne przygotowują plan wsparcia małoletniego.

8.2. W miarę możliwości plan wsparcia konsultowany jest z psychologiem, a jeżeli jest taka możliwość, psycholog uczestniczy także w jego realizacji.

9. Zasady korzystania z urządzeń elektronicznych z dostępem do sieci Internet na terenie Archiwum Państwowego we Wrocławiu, procedury ochrony dzieci przed treściami szkodliwymi i zagrożeniami w sieci Internet oraz utrwalonymi w innej formie.

9.1. Infrastruktura sieciowa Archiwum Państwowego we Wrocławiu zapewnia dostęp do sieci Internet pracownikom oraz małoletnim w czasie usług, świadczonych przez Archiwum na przeznaczonych do tego komputerach, znajdujących się w siedzibie Archiwum. Na terenie Archiwum jest dostępna  sieć Wi-Fi.

9.2. Sieć Wi-Fi jest chroniona systemem antywirusowym oraz systemem śledzenia treści szkodliwych, o charakterze przestępczym lub stanowiącym potencjalne zagrożenie dla małoletnich.

9.3. W czytelni akt dostęp małoletniego do sieci Internet możliwy jest pod nadzorem pracownika Archiwum.

9.4. Małoletni ma obowiązek wyłączyć lub wyciszyć telefon (bez wibracji) i schować go w torbie/plecaku przed rozpoczęciem korzystania z usług Archiwum, pozostawiając w takim stanie na czas korzystania z usług Archiwum.

10. Klauzula informacyjna

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej jako RODO) Archiwum Państwowe we Wrocławiu informuje, że:

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z wdrożeniem standardów ochrony małoletnich jest Archiwum Państwowe we Wrocławiu z siedzibą przy ul. Pomorskiej 2, 50 - 215 Wrocław, reprezentowany przez Dyrektora.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem e-mail: iod@wroclaw.ap.gov.pl
3. Dane osobowe przetwarzane są w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Archiwum Państwowym w związku ze stosowaniem standardów ochrony małoletnich zgodnie z przepisami ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, w szczególności w celu:

1. przyjmowania zgłoszeń o zdarzeniach zagrażających małoletniemu i udzielenia mu wsparcia,
2. podejmowania interwencji w sytuacji podejrzenia krzywdzenia lub posiadania informacji o krzywdzeniu małoletniego,
3. złożenia zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego lub zawiadamiania sądu opiekuńczego,
4. dokumentowania i przechowywania ujawnionych lub zgłoszonych incydentów lub zdarzeń zagrażających dobru małoletniego.

4. W zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia i podjęcia interwencji oraz innych działań następczych, Archiwum Państwowe przetwarza dane osobowe: małoletnich, rodziców albo opiekunów prawnych lub faktycznych małoletnich, osób, których dotyczy zgłoszenie, świadków i innych osób objętych treścią zgłoszenia, takie jak: imiona i nazwiska, adres do kontaktu, dane zawarte w zgłoszeniu oraz inne niezbędne do podjęcia działań następczych.
5. Podstawą prawną przetwarzania danych jest:

1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. niezbędność do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze w związku z ustawą z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich,
2. art. 9 ust. 2 lit. g RODO, tj. niezbędność przetwarzania ze względów związanych z ważnym interesem publicznym – w zakresie danych szczególnych kategorii (np. dot. zdrowia) – o ile takie dane będą objęte treścią zgłoszenia lub niezbędne w zakresie działań następczych. 

6. Archiwum może udostępnić dane osobowe jedynie podmiotom uprawnionym do tego na  podstawie przepisów powszechnie obowiązujących, tj. właściwym do przyjęcia zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa na szkodę małoletniego lub sądom opiekuńczym. Administrator może powierzyć przetwarzanie danych osobowych w imieniu Archiwum innemu podmiotowi, w drodze umowy zawartej na piśmie, w tym: podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi w zakresie utrzymania systemów informatycznych.
7. Archiwum będzie przechowywał dane osobowe od momentu przyjęcia zgłoszenia lub rozpoczęcia interwencji przez okres niezbędny do realizacji celu, z uwzględnieniem okresu przechowywania określonych w przepisach odrębnych, w tym przez okres niezbędny do archiwizacji. Po upływie wskazanego okresu, dane osobowe będą usuwane, a wszystkie dokumenty związane ze zgłoszeniem – niszczone. Nie dotyczy to jedynie sytuacji, w których dokumenty związane ze zgłoszeniem zostaną włączone i będą stanowiły integralną część akt spraw sądowych. W takich przypadkach, do przechowywania i usuwania dokumentów będą stosowane przepisy odrębne, mające zastosowanie do takich akt.
8. W przypadkach, na zasadach i w trybie określonym w obowiązujących przepisach osobom, których dane dotyczą przysługuje prawo do żądania: dostępu do treści danych oraz ich sprostowania (art. 15 i 16 RODO), ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO). W przypadku podejrzenia, że dane osobowe są przetwarzane przez Administratora z naruszeniem przepisów prawa, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
9. Podanie danych osobowych nie jest obowiązkowe, jednakże niezbędne do skutecznego złożenia zgłoszenia. Brak podania danych osobowych spowoduje pozostawienie zgłoszenia bez rozpoznania.
10. Podane dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, o którym mowa w art. 4 pkt 4) RODO, co oznacza formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, polegającego na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej.