Komunikat w sprawie postępowania z dokumentacją w związku z zagrożeniem powodziowym
W związku z przewidywanymi intensywnymi opadami i zagrożeniem powodziowym stanowiącym realne zagrożenie dla zasobu archiwalnego i wszelkiej dokumentacji, Archiwum Państwowe we Wrocławiu przypomina o konieczności podjęcia niezbędnych działań w zakresie zabezpieczenia archiwów zakładowych i składnic akt na terenie Dolnego Śląska .
Archiwa, najczęściej zlokalizowane w pomieszczeniach piwnicznych, najbardziej zagrożone są zalaniem. Na skutek tego może ulec bezpowrotnemu zniszczeniu bardzo cenna dokumentacja - służąca nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli.
Archiwum Państwowe przypomina , że zgodnie z art. art. 6, 12, 34, 36 ustawy z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz. U. z 2020r., poz. 164.) na kierownikach jednostek organizacyjnych ciąży obowiązek ochrony przed zniszczeniem bądź utratą powstającej, nadsyłanej i gromadzonej w nich dokumentacji.
W związku z tym kierownicy tych podmiotów winni dołożyć należytej staranności i niezwłocznie podjąć wszystkie możliwe działania zmierzające do właściwego zabezpieczenia dokumentacji.
Szczególną wagę należy przywiązywać do materiałów archiwalnych ( dokumentacji kategorii A) tj. dokumentacji mającej znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, za której niszczenie art. 52 wyżej cytowanej ustawy przewiduje sankcje karne.
W przypadku zalania dokumentacji jednostki organizacyjne mają obowiązek konsultowania się z właściwymi terytorialnie archiwami państwowymi, które ze swej strony udzielą wszelkim wytwórcom i posiadaczom – nie tylko – materiałów archiwalnych, daleko idącej pomocy instruktażowej w zakresie osuszania i konserwacji akt.
W pierwszej kolejności archiwa państwowe są zobligowane zalecać pomiotom dotkniętym klęską powodzi suszenie i dezynfekcję zalanej dokumentacji, sugerując odłożenie ostatecznych decyzji co do fizycznego jej zniszczenia aż do zakończenia prowadzonej akcji ratunkowej.
W przypadku zniszczenia dokumentacji w wyniku powodzi, której okresy przechowywania zgodnie z obowiązującymi przepisami nie upłynęły, kierownik podmiotu powinien wystąpić do właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy konserwatorskiej zalanych materiałów, w wyniku której określa się stopień zniszczenia i ewentualną możliwość przywrócenia właściwego stanu fizycznego materiałów lub ich części oraz środki, jakie powinny być zastosowane.
Jeżeli nie ma możliwości uratowania zniszczonej dokumentacji, co powinno być potwierdzone stosowną ekspertyzą konserwatorską, do której dołącza się – w miarę możliwości – szczegółową ewidencję dokumentacji zniszczonej i informacje o podjętych działaniach w zakresie ratowania tej dokumentacji, na wniosek kierownika jednostki archiwum państwowe wydaje przyzwolenie na fizyczne zlikwidowanie zniszczonej dokumentacji.
Niszczenie dokumentacji, której nie można fizycznie uratować, po spełnieniu wymogów określonych powyżej w niniejszym piśmie, powinno odbywać się protokolarnie, przez komisję powołaną przez kierownika podmiotu. Jeżeli istnieje taka możliwość do protokołu należy dołączyć kopie spisów zdawczo-odbiorczych tej dokumentacji, która została zniszczona przez powódź.
Archiwum Państwowe we Wrocławiu wyraża nadzieję, że kierownicy jednostek organizacyjnych, mając na względzie dążenie do uchronienia przed zniszczeniem cennej dokumentacji , podejmą stosowne działania w zakresie jej zabezpieczenia przed zagrożeniem powodziowym.
